Qual é o princípio básico da Gestão de Documentos?

Ter uma metodologia de organização e segurança das informações é essencial para manter a eficiência dos processos de uma empresa. Entra em cena a gestão de documentos.

O princípio básico que rege a Gestão de Documentos é o Princípio da Proveniência, também chamado de Princípio de Respeito aos Fundos, que consiste em organizar documentos a seu respectivo produtor. Com isso, os arquivos devem organizados de acordo com a competência e atividades da instituição ou pessoa responsável pela produção, guarda ou acumulação dos documentos.  Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta. Ou seja, evitar o desmembramento da documentação que trata de determinado assunto.

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Quando a gestão é feita de forma eficiente, torna-se possível preservar documentos, controlar a temporalidade, fazer consultas com muito mais facilidade e, com isso, alavancar a produtividade da equipe, garantindo segurança e integridade à informação.

 

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