Como implementar a Gestão de Documentos na sua empresa?
Implementar uma gestão de documentos realmente eficaz traz enormes benefícios para as empresas, como agilidade, rastreamento e segurança às informações referentes ao seu empreendimento. O principal objetivo da gestão de documentos é facilitar o acesso às informações documentadas que precisam ser utilizados no dia a dia de uma empresa. Veja como implementar uma boa gestão de documentos:
Defina os tipos de documentos da empresa
Essa é uma forma eficiente de saber os tipos de documentos existentes na empresa. Ainda neste processo é possível identificar e eliminar documentos que não contêm informações úteis, o que pode reduzir o volume de arquivos e documentos a serem consultados.
Organize os documentos físicos
Chegou a vez de padronizar o processo de arquivamento. Agora é importante ver critérios para nomear documentos com base na necessidade do seu empreendimento e unificá-los em uma base de consulta, otimizando o espaço físico e facilitando a procura.
Crie políticas para uso dos documentos
É essencial definir as regras do processo, com o controle de quem pode ter acesso a cada documento, qual o nível desse acesso, quais os documentos são restritos.
Escolha uma ferramenta eletrônica
A maneira mais eficiente e segura de armazenar os documentos é por meio da gestão eletrônica de documentos (GED). Essa ferramenta consiste em um software altamente flexível que permite o armazenamento de todos os dados da organização em uma única plataforma, com rastreabilidade, backups e segurança.
Capacite a sua equipe
É muito importante treinar a equipe para que as regras e determinações sejam ensinadas e, assim, possam ser reproduzidas no dia a dia.
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