Como fazer a digitalização de documentos?
A digitalização de documentos é uma prática muito utilizada por empresas de diversas áreas de negócios. O objetivo é converter o arquivo físico em um arquivo digital, oferecendo maior controle, segurança e praticidade ao dia a dia da empresa. A digitalização traz vantagens como redução de gastos, segurança de dados e aumento de produtividade. Veja como realizar a digitalização de documentos:
Defina o equipamento a ser utilizado
Atualmente, há várias opções de equipamentos que realizam a digitalização de documentos, desde aplicativos em smartphones a scanner profissionais. É importante escolher o equipamento que atende às necessidades da sua empresa.
Retire grampos, clipes e fitas adesivas do papel
Antes de realizar a digitalização dos documentos, é necessário retirar grampos, clipes e fitas adesivas dos documentos. A digitalização deve ser realizada com uma folha por vez. Por isso, lembre-se também de verificar se as folhas de papel não estão presas umas às outras. Isso evitará que o documento seja rasgado ou amassado durante a digitalização.
Organize os documentos
A ordem que o documento será digitalizado interfere em como o documento será salvo, após a digitalização. Por isso, organize as páginas do documento na sequência correta, para que você não precise reordenar os arquivos.
Definir formato, salvar e armazenar
Após a conclusão da digitalização, é necessário definir em qual formato o documento digitalizado será armazenado (PDF, JPEG, TIFF, RTF e BMP), onde eles serão salvos e armazenados (diretório específico ou sistema de armazenamento em nuvem).
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