Como deve ser a conservação e proteção de documentos?
A gestão de documentos é um processo vital para qualquer empresa. Mesmo com as inovações tecnológicas, muitos arquivos ainda são armazenados de maneira física. Por isso, é necessário garantir a integridade e autenticidade desses documentos da empresa, garantindo a sua preservação. Isso é importante, pois evita a deterioração do documentos, a perda de informações e até problemas legais.
Veja algumas dicas sobre como deve ser feita a conservação e a preservação dos documentos.
Local de Armazenamento Adequado
É essencial que o local onde os documentos ficarão armazenados seja ideal para esse fim para que seja possível evitar a degradação desses documentos. É ideal que o ambiente possua uma temperatura ambiente razoável (abaixo de 23°C), umidade controlada, com boa ventilação, mas que a entrada de luz solar seja controlada. Ao acessar esse ambiente, é importante conscientizar o colaboradores para não portarem alimentos e bebidas. Esses fatores aceleram o processo de deterioração dos documentos, aumentando as chances de proliferação de fungos, bactérias e insetos.
Embalagens Apropriadas para Acondicionamento
O indicado é que sejam utilizados pastas ou envelopes, pois facilitam o armazenamento e limpeza. Evite dobrar os documentos e utilizar elásticos, além disso, evite usar grampos e clips, pois estes tendem a enferrujar com o tempo, deixando marcas no documento.
Limpeza Frequente do Local
A limpeza do local onde estão armazenados os documentos interfere na preservação e conservação deles, isso porque a poeira e infiltrações podem danificar os documentos. A limpeza deve ser constante, utilizando produtos adequados.
Manuseio Correto dos Documentos
A forma como o documento é manuseado também interfere na sua conservação. As mãos devem estar limpas, o ideal é manusear os documentos sobre a mesa, também limpa, com cuidado, evitando dobras e rasgos.
Digitalização dos Documentos
A digitalização de documentos é altamente recomendada para qualquer empresa. Isso porque ela proporciona maior qualidade, segurança e confiabilidade ao processo de gestão de documentos. A digitalização permite a recuperação de dados de forma prática e fácil, além de otimizar espaço, tempo e recursos, facilitando o acesso.
Conheça o software Portal ISO, uma ferramenta completa para o Gerenciamento de Documentos, incluindo o controle completo da elaboração e alteração da Informação Documentada, de forma simples e fácil. O módulo GED do Portal ISO possui inúmeras funcionalidades para simplificar nossas rotinas de trabalho. Por exemplo: Lista Mestra automática, Controle da Validade de Documentos, Restrição de Acessos, Histórico e rastreabilidade completa e muito mais. Para quem deseja conhecer melhor as funcionalidades do Portal ISO, é possível realizar um teste gratuito. Para mais informações, clique aqui.