Por que fazer a Digitalização de Documentos?
A digitalização de documentos é o processo de transformar arquivos em papel para o formato digital. A digitalização de documentos proporciona muitos benefícios para as empresas, como a redução de arquivos físicos, maior organização e praticidade. Listamos algumas das principais vantagens da digitalização para sua empresa:
Redução de Custos
A empresa é beneficiada com a redução de volumosos estoques de tinta, papel, manutenção de impressoras e ambientes de armazenamento dos documentos impressos que, com o decorrer dos anos, precisam ser até expandidos para suportar o aumento na quantidade de arquivos. Neste contexto, uma outra redução encontrada é no custo com o processo de envio desses documento, que pode incluir mototáxi, cartório, correio e etc.
Economia de Tempo
As empresas também são beneficiadas com a agilidade de procura e acesso de documentos. Em um clique, o documento é acessado e pode ser enviado para uma filial, cliente, fornecedor distante em segundos. Com a digitalização de documentos, o controle sobre cada arquivo possibilita o acesso mais rápido às informações importantes e aumenta a eficiência e produtividade de sua equipe. Dessa forma, o tempo é mais bem utilizado.
Aumento na Segurança e Preservação dos Documentos
Sabemos que um imprevisto pode ocorrer a qualquer momento, mas quando se trata de documentos físicos de uma empresa um descuido pode custar bem caro. Isso porque os documentos podem rasgar, manchar, molhar, se perder, desgastar com o tempo ou por causa do manuseio constante de várias pessoas. Com a digitalização, é possível proteger os dados contra perda, extravio e destruição, garantindo a sua integridade.
Preservação do meio ambiente
Quando a empresa deixa de lado o uso em massa de folhas de papel e digitaliza os seus documentos, ela está indo de encontro à sustentabilidade, reforçando o compromisso social e ambiental para com a sociedade. Como resultado, sua empresa é vista com bons olhos pelo público e o meio ambiente agradece.
Conheça o software Portal ISO, uma ferramenta completa para o Gerenciamento de Documentos, incluindo o controle completo da elaboração e alteração da Informação Documentada, de forma simples e fácil. O módulo GED do Portal ISO possui inúmeras funcionalidades para simplificar nossas rotinas de trabalho. Por exemplo: Lista Mestra automática, Controle da Validade de Documentos, Restrição de Acessos, Histórico e rastreabilidade completa e muito mais. Para quem deseja conhecer melhor as funcionalidades do Portal ISO, é possível realizar um teste gratuito. Para mais informações, clique aqui.