Quais são os principais objetivos da Gestão de Documentos?

A gestão de documentos é o processo que se dedica à organização, armazenamento e controle dos documentos em uma empresa. Esse processo é essencial para o bom andamento de qualquer negócio, afinal, na rotina de qualquer empreendimento, a geração de informações documentada é contínua.

Dentre os principais objetivos de uma gestão de documentos, podemos destacar:

 Organizar melhor os documentos e arquivos da empresa;

 Padronizar todos os processos que envolvem a gestão de documentos: criação, edição, aprovação, distribuição, armazenamento e descarte;

 Reduzir gastos desnecessários;

 Otimizar o processo de gerenciamento de documentos;

 Facilitar o acesso à informação, garantindo que a informação esteja disponível e de forma rápida;

 Oferecer segurança e confiabilidade à empresa, reduzindo riscos como vazamento ou perda de dados.

Como podemos perceber, a gestão de documentos é um processo muito importante e afeta diretamente a produtividade dos colaboradores, permitindo melhor gerenciamento, agregando segurança e confiabilidade, ao mesmo tempo que permite o acesso rápido e prático às informações pertinentes, sempre que necessário.

 

 Conheça o software Portal ISO, uma ferramenta completa para o Gerenciamento de Documentos, incluindo o controle completo da elaboração e alteração da Informação Documentada, de forma simples e fácil. O módulo GED do Portal ISO possui inúmeras funcionalidades para simplificar nossas rotinas de trabalho. Por exemplo: Lista Mestra automática, Controle da Validade de Documentos, Restrição de Acessos, Histórico e rastreabilidade completa e muito mais. Para quem deseja conhecer melhor as funcionalidades do Portal ISO, é possível realizar um teste gratuito. Para mais informações, clique aqui.