O que é Digitalização de Documentos?

A digitalização de documentos trata-se da transformação de documentos físicos (em papel) em arquivo digital. Esse processo é uma das melhores práticas para uma gestão de documentos eficiente.

A digitalização permite reduzir a quantidade de documentos físicos a serem controlados, reduzindo gastos com papel, manutenção de impressoras, espaço de armazenamento, tempo de procura, facilitando o acesso e a preservação dos documentos.

É importante alertar que não são todos os documentos que ao digitalizá-lo será permitido o descarte do documento físico original. Isso porque existem alguns documentos que precisam permanecer em formato original e precisam ser guardados por algum tempo, para atender leis e regulamentações específicas. Por isso, é essencial conhecer quais documentos, após a digitalização, poderão ser descartados ou não, e definir o tempo de guarda daqueles que precisarão ficar armazenados.

A digitalização de documentos é uma estratégia para a otimização dos processos de uma empresa, agregando praticidade e segurança à gestão de documentos.

 

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