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gestão de documentos Quais as vantagens da Digitalização de Documentos?

gestão de documentos

A digitalização de documentos é o processo de transformar documentos físicos para o formato digital. Esse processo traz algumas vantagens para a empresa, listamos abaixo quatro delas. Vejamos:

gestão de documentos Ocupa menos espaço físico

Esse é o primeiro benefício. Com a digitalização, o espaço antes cheios de documentos acumulados, ficará livre de prateleiras e caixas, para que ele possa ser usado de forma mais adequada e eficiente.

Com a digitalização de seus documentos milhares de documentos podem ser armazenados em um único servidor, em vez de ocupar espaço físico em arquivos volumosos.

gestão de documentos Mais segurança aos dados

Documentos com informações e dados sigilosos guardados de forma impressa no armário de escritório estão bem vulneráveis a olheiros curiosos. Quando os documentos são digitalizados, eles podem ser criptografados, protegidos por senha e armazenados de forma segura na nuvem.

Você pode atribuir níveis de acesso a usuários específicos e rastrear toda a atividade do documento. Essa segurança é de extrema importância principalmente aos dados pessoais de colaboradores e clientes.

gestão de documentos Facilidade e rapidez de acesso

Imagine procurar um documento específico num armário cheio de caixas e todas elas com bastante documentos. A procura vai ser bem demorada. Com a digitalização, a questão muda totalmente. Sem ter que sair da frente do computador, é possível acessar qualquer tipo de documento. Os documentos podem ser acessados e recuperados de forma rápida e fácil.

gestão de documentos Economia e preservação ambiental

Já imaginou quanto uma empresa gasta mensalmente com papel, tinta de impressão?

O problema de acúmulo de papel em caixas e gavetas resulta em gastos e não contribui para o meio ambiente. Você optando pela digitalização de documentos evita que o excesso de papel se acumule, para que seus funcionários possam ser tão produtivos quanto possível, além de permitir a redução de gastos e aumentar a agilidade dos processo dentro de sua empresa.

 

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