Quais são os desafios para realizar uma gestão de documentos eficiente?
A gestão de documentos eficiente garante muitos benefícios para uma organização, mas também traz alguns desafios durante a sua implementação. O grande objetivo de uma boa gestão da informação documentada de uma empresa é facilitar o acesso, com agilidade, organização e segurança.
É importante considerar a tecnologia como uma grande aliada nesse processo. Migrar os documentos físicos para o digital permitirá que muitos dos desafios sejam superados de forma mais fácil.
Lidar com a resistência à mudança
Esse desafio é enfrentado por todo gestor ao implementar uma novo processo na empresa. Em um primeiro momento, existe muita resistência quando é preciso mudar algo que já é feito daquela mesma forma por anos. Para lidar com esse desafio é preciso persistência e paciência. Mostre, na prática, as vantagens que a mudança trará para o colaborador, explique a economia de tempo, custo e a segurança que a organização e o controle dos documentos permitirá.
Falhas
Todo processo está sujeito a falhas. Por isso, é muito importante entender que uma boa gestão de documentos é um processo contínuo, onde melhorias e alterações deverão ser implementadas ao longo do tempo. Por isso, é essencial estabelecer um planejamento para a sua implementação, definindo etapas, responsáveis, prazos e ações para a prevenção e redução de possíveis problemas.
Controle de Documentos Físicos
Controlar os documentos através de softwares de armazenamento em nuvem ou servidores próprios permite uma gestão mais eficaz. Entretanto, infelizmente, nem todos os documentos poderão ser migrados para o digital. Documentos impressos demandam muito cuidado no armazenamento e no manuseio, para evitar deterioração e extravios. Além disso, questões como espaço físico de armazenamento (pastas, armários e salas) e umidade do ambiente devem ser levados em conta para permitir maior durabilidade dessa informação.
Categorização das Informações
Seja no ambiente físico ou digital, a gestão de documentos eficiente exige o estabelecimento de regras de padronização, com a criação de categorias, considerando o tipo de documento, a qual departamento se refere, prazos de validade, os responsáveis pelo manuseio (edições e aprovações), controle de acesso e de versões. Isso é importante para manter a organização e a segurança.
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