Qual a importância do controle dos documentos?

Controlar documentos em uma empresa é essencial para o seu desenvolvimento. O controle adequado da documentação garante segurança, rastreabilidade e integridade dos arquivos. Dessa forma, o acesso às informações pertinentes estará melhor disponibilizado, facilitando a comunicação na empresa, reduzindo o tempo de procura, facilitando o dia a dia da empresa.

A gestão eficiente de documentos evita muitos problemas, como retrabalho, extravio, danos nos arquivos, vazamento de dados sigilosos, desorganização. Portanto, controlar os documentos permite que a elaboração e manutenção dos documentos esteja sempre em conformidade, que o armazenamento seja de forma segura, que os documentos estejam padronizados, o que demonstra confiabilidade e credibilidade.

Quando uma empresa preza pela organização dos processos, preza pela organização da informação documentada, ela demonstra qualidade, o que, nos dias atuais, é o mínimo que se espera em uma relação comercial. Não há espaço para empresas que não levam a qualidade a sério. Controlar documentos é apenas uma parte da gestão da qualidade, mas que traz enormes benefícios, permitindo melhores resultados e produtividade da empresa.

 

 Conheça o software Portal ISO, uma ferramenta completa para o Gerenciamento de Documentos, incluindo o controle completo da elaboração e alteração da Informação Documentada, de forma simples e fácil. O módulo GED do Portal ISO possui inúmeras funcionalidades para simplificar nossas rotinas de trabalho. Por exemplo: Lista Mestra automática, Controle da Validade de Documentos, Restrição de Acessos, Histórico e rastreabilidade completa e muito mais. Para quem deseja conhecer melhor as funcionalidades do Portal ISO, é possível realizar um teste gratuito. Para mais informações, clique aqui.