Quais são as consequências da má Gestão de Documentos?
A gestão de documentos eficiente permite uma boa comunicação, garantindo produtividade e competitividade no mercado. Por outro lado, uma má gestão traz muitas consequências ruins para a empresa, colocando-a em risco. Veja abaixo algumas dessas consequências:
Perda de Dados
Uma má gestão de documentos facilita a perda de dados importantes para a empresa. O que pode gerar muitas dores de cabeça em fiscalizações, auditorias, licitações ou outras situações onde é necessário apresentar documentações específicas. Além de gerar o retrabalho com a necessidade de elaboração de documentos perdidos.
Insegurança
Os documentos de uma empresa podem conter informações sigilosas, de cunho estratégico, financeiro ou até informações pessoais dos colaboradores. Quando a gestão de documentos não é eficiente, os documentos ficam sem a proteção devida e suscetíveis ao vazamento das informações.
Gastos desnecessários
Uma gestão de documentos ineficiente traz mais gastos do que um sistema automatizado. Isso porque trabalhar com papéis gera gastos de impressão, armários, equipamento para controle de umidade, além de poder afetar orçamentos, impostos e folha de pagamento. Além do custo gerado, devemos considerar o tempo desperdiçado ao tentar encontrar ou acessar um documento em um ambiente com muitos documentos e sem a devida gestão.
Perda de Produtividade
O tempo desperdiçado ao procurar por um documento em um ambiente com má gestão, conforme mencionado acima, também refletirá na produtividade dos colaboradores da empresa, da mesma forma que o retrabalho, ao precisar elaborar um documento extraviado. A dificuldade de acesso às informações diminuem a produtividade do processo, gerando falhas e gargalos que afetarão os negócios da empresa.
Desorganização
Quando se tem muitos documentos, onde vários colaboradores os manuseiam, é difícil manter a organização. Isso vale tanto para documentos impressos quanto para documentos digitalizados. Quando os documentos não estão organizados e o acesso não é controlado, eles ficam suscetíveis a perdas, podem ser guardados em lugares errados, modificados equivocadamente, gerando problemas. É preciso controlar o acesso a essas informações, mas disponibilizar para os colaboradores corretos, mantendo a organização.
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