Quais os problemas mais frequentes na Gestão de Documentos?
A gestão de documentos é o processo de controle e organização dos documentos de uma empresa. Essa gestão é essencial para garantir segurança, integridade e confiabilidade às informações, ao mesmo tempo que viabiliza o acesso de forma rápida e fácil. No entanto, alguns problemas podem surgir nesse processo, entenda quais são os mais frequentes.
Ausência de regras e políticas consistentes
Uma gestão de documentos eficiente precisa ter regras claras sobre o uso, guarda, acesso e distribuição dos documentos. Ter uma política consistente na gestão de documentos é importante para orientar sobre os procedimentos corretos para a organização, para a preservação e para o acesso às informações documentadas. Dessa forma, conseguimos evitar e reduzir a ocorrência de falhas.
Mau uso dos espaços
Tanto documentos físicos quanto os documentos digitais precisam estar bem organizados para que a busca por eles seja facilitada. Quando o espaço disponível para eles não é utilizado da melhor forma, podemos ter problemas. É importante separar os documentos em categorias, encontrando uma melhor forma de localizá-los, sempre que houver necessidade. É necessário definir as pastas de modo que seja rápido encontrá-los. E isso deve ser mantido por todos aqueles que têm acesso a esse documento.
Não digitalizar os documentos
A digitalização dos documentos é a melhor prática da gestão de documentos. A tecnologia deve ser vista como uma aliada. Manter toda informação documentada da empresa em papel é um atraso e traz muitos riscos, como vazamento e perda de dados, desperdício de tempo com retrabalhos e buscas intermináveis, além de gastos desnecessários com papel, impressora, salas para armazenamento. A digitalização agrega maior segurança e facilidade ao acesso da informação, otimizando todo o processo.
Falta de treinamento da equipe
A gestão de documentos requer atenção e uma equipe que saiba o que fazer e o porque fazer, que é o mais importante, para que ela funcione corretamente. Uma equipe que não sabe o intuito da sua função é uma equipe desmotivada. Portanto, para que a gestão de documentos seja eficiente, é importante treinar a equipe sobre todas as boas práticas que envolvem esse processo.
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