Quais as vantagens da Gestão de Documentos?
A gestão de documentos é um processo que permite a organização, arquivamento e conservação de todos os documentos de uma instituição. O impacto de uma boa gestão de documentos é sentido na empresa como um todo, garantindo muitos benefícios como confiabilidade, proteção dos dados, aumento na qualidade e produtividade, o que garante melhores resultados nos negócios. Veja mais sobre algumas das vantagens da gestão de documentos eficiente:
Segurança
Implementar uma boa gestão de documentos garante segurança aos dados da empresa. Uma organização possui muitos documentos importantes, com informações sigilosas, de cunho estratégico, financeiro, dados de colaboradores, fornecedores e clientes. Não ter uma gestão adequada dessas informações, expõe a empresa ao risco de furto e vazamento de dados. Por isso, a gestão de documentos adequada traz maior segurança na manipulação dessas informações.
Produtividade
Uma gestão de documentos eficiente garante maior produtividade da equipe, isso porque não se perde tempo procurando as informações, elas estão disponibilizadas em tempo real, de forma fácil e atualizada. Isso garante uma comunicação eficiente e ágil, permitindo a simplificação dos processos e procedimentos.
Confiabilidade
Os documentos de uma organização devem estar disponíveis para acesso das partes interessadas pertinentes. Ter o controle sobre os documentos demonstra confiança e credibilidade. Gerenciar os acessos é de extrema importância, pois evita riscos como perdas, furtos, extravios e alterações equivocadas.
Rastreabilidade
Manter o histórico de documentos demonstra qualidade. Armazenar os documentos e registros de forma correta também garante redução de tempo, evitando retrabalho. É importante ter o controle de quem acessou o documento, quem imprimiu, quais novas informações foram inseridas nas atualizações realizadas e quem foi o responsável por elas.
Organização
A gestão de documentos garante uma organização completa, desde que feita corretamente. Toda empresa possui muitos documentos e organizá-los é essencial. A desorganização pode existir não só com documentos físicos, mas também com os documentos digitais. É necessário separá-los de forma que o tempo dos colaboradores seja otimizado, criando pastas, determinando validades, removendo os documentos que já não fazem sentido.
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