Quais as vantagens da Digitalização de Documentos?
A digitalização de documentos é o processo de transformar documentos físicos para o formato digital. Esse processo traz algumas vantagens para a empresa, listamos abaixo quatro delas. Vejamos:
Ocupa menos espaço físico
Esse é o primeiro benefício. Com a digitalização, o espaço antes cheios de documentos acumulados, ficará livre de prateleiras e caixas, para que ele possa ser usado de forma mais adequada e eficiente.
Com a digitalização de seus documentos milhares de documentos podem ser armazenados em um único servidor, em vez de ocupar espaço físico em arquivos volumosos.
Mais segurança aos dados
Documentos com informações e dados sigilosos guardados de forma impressa no armário de escritório estão bem vulneráveis a olheiros curiosos. Quando os documentos são digitalizados, eles podem ser criptografados, protegidos por senha e armazenados de forma segura na nuvem.
Você pode atribuir níveis de acesso a usuários específicos e rastrear toda a atividade do documento. Essa segurança é de extrema importância principalmente aos dados pessoais de colaboradores e clientes.
Facilidade e rapidez de acesso
Imagine procurar um documento específico num armário cheio de caixas e todas elas com bastante documentos. A procura vai ser bem demorada. Com a digitalização, a questão muda totalmente. Sem ter que sair da frente do computador, é possível acessar qualquer tipo de documento. Os documentos podem ser acessados e recuperados de forma rápida e fácil.
Economia e preservação ambiental
Já imaginou quanto uma empresa gasta mensalmente com papel, tinta de impressão?
O problema de acúmulo de papel em caixas e gavetas resulta em gastos e não contribui para o meio ambiente. Você optando pela digitalização de documentos evita que o excesso de papel se acumule, para que seus funcionários possam ser tão produtivos quanto possível, além de permitir a redução de gastos e aumentar a agilidade dos processo dentro de sua empresa.
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