Quais as melhores práticas de Gestão de Documentos?
A gestão de documentos consiste em organizar os documentos e registros de uma empresa, com o objetivo de garantir maior agilidade e segurança na utilização da informação. Para que isso aconteça de modo realmente eficaz, é necessário adotar algumas práticas.
Digitalização dos Documentos
Digitalizar os documentos é a melhor prática para a gestão de documentos. A digitalização dos documentos permite maior agilidade no acesso, garantindo segurança e controle da informação. Quanto mais documentos digitalizados a empresa possui, menor o espaço necessário para guardar os arquivos físicos, menos tempo para a busca de informações, gerando redução de custos e aumento na produtividade dos colaboradores.
Considere a Temporalidade
De tempos em tempos, é essencial descartar os documentos que já cumpriram a sua função. Isso permitirá a otimização de espaço e facilitará o acesso aos documentos. No entanto, é preciso ter atenção em relação aos prazos de cada documento, pois cada tipo possui um tempo certo de armazenamento.
Você pode criar uma tabela com a temporalidade de cada arquivo ou contar com ajuda de softwares para gestão de documentos, que permitem o cadastro de validade, para cada um dos documentos armazenados, enviando notificações quando a data configurada estiver próxima ou o cadastro do tempo de retenção, onde os documentos serão removidos automaticamente na data configurada.
Mantenha o espaço organizado
Sabemos que nem sempre todos os documentos de uma empresa poderão ser controlados apenas em ambiente digital. Dessa forma, manter um espaço organizado para os documentos físicos é fundamental para permitir maior durabilidade dessa informação.
Documentos impressos demandam cuidado no armazenamento e no manuseio, para evitar deterioração e extravios. Mantenha todos os documentos em um espaço adequado, com armários e pastas etiquetados, separando-os por categorias para simplificar a organização.
Estabeleça políticas de uso dos documentos
Para que a gestão de documentos seja eficiente, é preciso determinar regras claras para o armazenamento, manuseio e distribuição dos documentos. Além disso, estabeleça os controles através dos níveis de acessos, levando em conta a hierarquia da empresa, ou seja, determine quem pode visualizar, quem pode editar, que pode imprimir etc. Isso garantirá maior segurança aos documentos.
Utilize de Tecnologia
Atualmente, a tecnologia deve ser vista como uma grande aliada em qualquer gestão. Sem dúvidas, ela facilita muitos controles, otimizando o processo. Os sistemas de gerenciamento eletrônicos de documentos permitem o controle completo das informações documentadas das empresas e é um investimento que reduz custos e tempo, agregando confiabilidade e segurança ao processo.
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