Como melhorar a Gestão de Documentos de uma empresa?
A organização de documentos é essencial para todas as empresas, isso porque ela melhora a comunicação, facilitando o dia a dia da empresa, evita riscos como perda e vazamento de dados e gastos desnecessários.
A gestão de documentos eficiente tem ligação direta com o aumento de produtividade de uma empresa. Afinal, manter todas as informações disponíveis de forma fácil e rápida, evita que os colaboradores percam tempo, permitindo que o foco seja a entrega de resultados. Pensando nisso, segue algumas dicas para melhorar a gestão de documentos na sua empresa:
Contrate um Software para Gestão de Documentos
Contratar um software que permite o controle em nuvem dos documentos e garante o gerenciamento e o armazenamento dos documentos com segurança. Essas ferramentas proporcionam não só a digitalização dos documentos, elas facilitam o acesso à informação ao mesmo tempo que permitem o controle sobre quem pode ter acesso.
Um software de gerenciamento de documentos auxilia na organização dos documentos, permitindo o acesso remoto, o armazenamento de histórico com total rastreabilidade.
Organize os Documentos Físicos
Sabemos que nem todos os documentos poderão ser digitalizados, alguns ainda precisarão ser controlados fisicamente. Por isso, é preciso manter os documentos físicos muito bem organizados. A partir da quantidade de documentos físicos que a empresa possui, defina um lugar para o seu armazenamento, como armários e pastas adequadas, separe os documentos por categorias, de acordo com o seu uso e descarte os documentos desnecessários.
Tenha políticas claras de uso e acesso aos documentos
É imprescindível definir regras para acesso e uso dos documentos para garantir o controle, a padronização e a segurança dos dados. Determine quais colaboradores terão acesso a cada documento e qual o nível desse acesso. Defina quais documentos serão de acesso restrito e quais deverão ser visualizados por todos. Estabeleça políticas para o manuseio, organização e distribuição dos documentos.
Treine sua Equipe
Para uma gestão de documentos eficaz, é necessário que a equipe esteja alinhada e treinada sobre as boas práticas que envolvem esse processo. Isso permitirá que as melhorias implementadas tragam os resultados esperados. Dessa forma, invista em treinamentos e na conscientização dos colaboradores quanto à importância da gestão de documentos em uma empresa. Permita também que os colaboradores deem ideias para que o processo possa ser melhorado continuamente.
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