Como implementar o GED?

O GED, abreviação de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, são softwares que permitem o controle e gerenciamento dos documentos de forma fácil e segura. Implementar o GED em uma empresa pode trazer alguns desafios, principalmente em relação à mentalidade dos colaboradores, que estão acostumados a trabalharem com papel há muito tempo. Por isso, é necessário realizar um planejamento para organizar todo o processo, para que ele alcance o resultado esperado.

 Planejamento

O primeiro passo é planejar como será feito essa implementação, definindo qual software será o escolhido, quem serão as pessoas envolvidas nesse processo, quais são os prazos. O planejamento é importante para orientar qual é o caminho, o que precisa ser feito e em qual momento.

 Organização dos Documentos

É preciso também organizar os documentos existentes, para entender o que vai para o GED e poderá ser descartado, o que ainda precisa ser mantido fisicamente e por quanto tempo. É necessário definir também a melhor organização dentro do software, de forma que facilite a busca e acesso pelos colaboradores. Criar uma rotina de digitalização também será importante.

 Política de Acesso

Toda segurança proporcionada pelo GED está relacionada aos controles de acesso que ele permite. Portanto, é preciso definir as políticas de acesso, ou seja, quem terá acesso a que, qual o nível desse acesso, quais são os documentos sigilosos, quem será o responsável pela elaboração e pela aprovação.

 Qualificação e Treinamento

Por último e não menos importante temos a qualificação do pessoal envolvido nesse processo. É essencial treinar a equipe envolvida, para que eles saibam o que fazer e como fazer da forma correta.

 

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