Como fazer uma boa Gestão de Documentos?
Num mundo altamente tecnológico, quem ainda armazena documentos em pastas ou gavetas está ficando para trás. A forma de organizar e armazenar documentos pode garantir bons resultados e agilizar os processos de uma empresa. Vale ressaltar que a produtividade também é beneficiada com uma boa gestão de documentos.
Mas para que essa gestão do documentos funcione bem é importantes que você siga algumas dicas:
Defina um padrão de organização e acesso aos documentos
Neste ponto é importante definir um padrão de como serão organizados os documentos da empresa, para que o acesso seja fácil de ser realizado, quais pastas serão classificadas como confidenciais, quem terá permissão de acesso aos arquivos e etc.
Digitalize os documentos necessários periodicamente
A maioria das empresas perceberam o bom resultado no armazenamento digitalizado de documentos. Mesmo assim, todas as empresas ainda têm de lidar com papeis mediante alguma necessidade diária. Neste sentido, é necessário traçar um processo periódico de digitalização destes documentos, para que não hajam perdas de informações importantes.
Centralize os documentos num só local
O próximo passo é escolher e contratar um software de gestão de documentos, que permita gerenciar os documentos digitalizados e armazená-los com segurança. Uma boa sugestão é Software Portal ISO.
Outro ponto importante a ser analisado é se a plataforma segue a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a fim de evitar o vazamento de informações.
Treine os colaboradores que irão ter acesso aos documentos
Uma equipe bem prepara contribui para o sucesso da empresa. Portanto, treine e prepare sua equipe para gerenciar os documentos digitais e os documentos físicos da forma correta.
Faça backups regulares
Sempre faça backups periódicos. Isso serve para casos em que o computador demonstra problemas no HD ou ocorram ataques por vírus na máquina do colaborador. Isso evitará a perda permanente de dados tanto da empresa, como dados confidenciais de clientes, colaboradores e fornecedores.
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