Quais são as fases da Gestão de Documentos?
A gestão de documentos permite determinar práticas que facilitam e padronizam o processo de elaboração, armazenamento, acesso e descarte dos documentos de uma empresa. Um boa gestão garante que os documentos estejam disponíveis sempre que necessário, ao mesmo tempo que permite a limitação desse acesso, restringindo apenas aos colaboradores pertinentes. Isso resultará em maior segurança e autenticidade, contribuindo para o alcance de bons resultados.
A gestão documental se divide em três fases: produção, utilização e destinação.
Produção de Documentos
Essa é a fase onde se estabelece as regras para a elaboração dos documentos, como as suas características, onde serão armazenados, em qual formato serão criados. O objetivo é otimizar esse processo, permitindo apenas a produção de documentos essenciais, evitando documentos em excesso e desnecessários, reduzindo o volume de documentos a ser controlado.
Utilização de Documentos
Essa fase abrange o controle, uso e armazenamento de documentos necessários aos processos de uma organização. O objetivo é assegurar o acesso rápido e fácil à informação, permitindo o uso e armazenamento corretos. É preciso criar planos de classificação para o controle da ordem, origem, arquivamento e recuperação da informação.
Destinação de Documentos
Essa fase é onde se estabelece quais documentos serão armazenados permanentemente e quais serão eliminados. Para o caso de documentos que serão eliminados, é preciso determinar por quanto tempo estes deverão ser armazenados antes de serem descartados.
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